บทความจากพาร์ทเนอร์
Fill in the gap of team
เติมช่องว่างระหว่างทีม
ช่องว่างมีอยู่ในทุกขั้นตอนของการสื่อสาร ในแต่ละวันที่ต้องพูดคุย ตามงาน มีเรื่องอัพเดตกัน หรือแม้แต่ในการให้ Direction เรามักจะพูด และทำในสิ่งที่คิดว่าดีแล้ว โดยที่หลายครั้งอาจจะไม่ได้ถามไถ่ ตกลงกันก่อน ทั้งที่ในใจนั้นเต็มไปด้วยความหวังดี อยากทำให้งานสำเร็จ แต่สุดท้ายกลายเป็นเข้าใจกันไปคนละอย่าง ผลลัพธ์ที่ได้ออกมาไม่ไปในทิศทางที่ตกลงกันไว้ แม้แต่เมื่อได้คุยกัน แทนที่จะเป็นการคุยเพื่อหาทางออก กลับกลายเป็นถกเถียงกัน เสียเวลาไปมากมายเกินจริง กับการพยายามอธิบายโน้มน้าวกันว่าทำไมถึงต้องทำแบบนั้นแบบนี้ แบบไหนผิดแบบไหนถูก
การประชุมกันอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Meeting) หรือ (ถ้าจะเรียกให้มีชีวิตมากขึ้น) การพูดคุยกันอย่างมีคุณภาพ (Quality Talk) จะเป็นหนทางที่ช่วยปิดช่องว่างที่เกิดขึ้นเหล่านี้ได้
การพูดคุยกันแบบนี้ต่างจาก Morning Brief ทั่วไป ที่เน้นตามงาน อัพเดทงานเป็นหลักทุกวันตอนเช้า ซึ่งก่อให้เกิดความเครียด กดดันกับคนทำงาน หลายๆครั้งก็ไม่กล้าที่จะอัพเดทตามจริง พยายามแก้ปัญหาด้วยตัวเองจนถึงที่สุดก่อน เป็นเหตุให้เวลาถูกเผาผลาญไป ลูกทีมเองง่วนกับงานอย่างหนึ่งอยู่ หัวหน้าทีมโฟกัสอยากได้งานอีกอย่างหนึ่ง คลาดกันไปคนละทิศทาง ซึ่งถ้าไม่ Tune กันให้ดี สิ่งเล็กน้อยเหล่านี้จะกลายเป็นความขุ่นเคือง เข้าใจผิดกันโดยไม่ได้ตั้งใจ ก่อตัวเป็นกำแพงที่ปิดกั้นการทำงานระหว่างทีม
EM หรือ QT ที่ดี จะไม่สร้างกำแพงเพิ่ม แต่เน้นสร้างสะพานเชื่อมมากกว่า เป็นการตั้งข้อตกลงร่วมกัน, ให้ Feedback กัน, ชื่นชมในสิ่งที่ทำได้ดี, บอกอย่างตรงจุดและเป็นกลาง ถึงสิ่งที่อยากเห็นการปรับปรุงแก้ไข, ทบทวนงานที่ได้ทำไปแล้ว
การพูดคุยโดยไม่ได้เน้นที่ตัวงาน แต่เน้นผลลัพธ์ที่เราต้องการจากคนในทีมเหล่านี้ จะช่วยลดช่องว่าง ลดความขัดแย้ง กลับมาเพิ่มการเชื่อมโยงและไว้วางใจกันได้มากขึ้น
ความถี่ในการ EM/QC สามารถออกแบบได้หลากหลาย ในระดับปฏิบัติการ อาจต้องคุยกันทุกเช้าวันทำงาน, ระดับหัวหน้าทีม คุยกัน 1-2 ครั้งต่อสัปดาห์ และระดับบริหาร อาจจะเป็น 1-2 ครั้งต่อเดือน หรือจะปรับให้เหมาะสมตามโปรเจ็คก็สามารถ เช่น ก่อนเริ่มโปรเจ็ค พูดคุยกันถึงสิ่งที่ต้องการ ข้อตกลงตัวกัน สิ่งที่จะทำและไม่ทำในโปรเจ็คนี้ รวบรวมเก็บไว้ เมื่อทำงานไป 50% กลับมารีวิวและปรับกันครั้งหนึ่ง และหลังจากจบโปรเจ็คก็กลับมารีวิวสิ่งที่ตั้งต้นไว้ด้วยกัน เพื่อจะเก็บไว้พัฒนาต่อยอดในโปรเจ็คต่อไป
การประชุม/พูดคุยทุกครั้ง มีองค์ประกอบสำคัญที่ควรใส่ใจ คือ
- Why ที่ชัดเจน คือ ตกลงกันให้ชัดทุกครั้งที่เราประชุมกัน มี Intention อะไร เช่น ตั้งข้อตกลงร่วมกัน, ให้ Feedback, การประกาศ Mission, แก้ปัญหางานที่ผ่านมา หรืออื่นๆ
- เปิดรับ ฟังความเห็นกันและกันตามหัวข้อที่กำหนดนั้น ให้เวลาในการ Brainstorm ให้แต่ละคนได้แสดงความเห็นของตัวเองถึงความเป็นไปได้และอุปสรรค และเมื่อจบการประชุม มีการตัดสินใจร่วมกัน ใครจะกลับไปทำอะไร และกลับมาอัพเดทอะไรในครั้งต่อไป
สิ่งที่สำคัญที่สุดในขั้นตอนนี้คือ ผู้นำจะต้องสื่อสาร Why ออกมาให้ชัด และปฎิบัติต่อทีมเหมือนเป็นลูกค้า พนักงานของเราทุกคนก็เป็นคน มีชีวิต มีหัวจิตหัวใจ ไม่ใช่เป็นเพียงทรัพยากรบุคคลที่ตื่นเช้ามาเพื่อทำทุกอย่างตามคำสั่งของเรา
- มี Commitment ข้อตกลงร่วมกัน ที่เป็นไปได้กับทั้งคนวางแผนและคนลงมือทำ การมี Action ที่ชัดเจนจะทำให้สมาชิกรู้ว่าใครทำอะไร และทุกคนมีส่วนในการทำงานร่วมกัน
การพูดหรือหรือการประชุมจะมีคุณภาพมากขึ้นได้ ต้องพึ่งพาทักษะสำคัญ 2 อย่าง ที่ทั้งผู้นำและสมาชิกในทีมจำเป็นต้องมี คือ
- Critical Thinking เพื่อที่จะคิดวิเคราะห์ ตัดสินใจ และรับมือกับสิ่งที่เกิดขึ้นเฉพาะหน้า ไม่มีแบบแผน ไม่มีการเตรียมตัวมาก่อน
- Empathy Listening เพื่อที่จะรับฟังและได้ยินสิ่งที่ทีมไม่ได้พูด ตอบกลับเพื่อ Connect และ Engage ให้ตัวเองและทีมต่างมั่นใจในการตัดสินใจและเดินหน้าลงมือทำไปด้วยกัน
เราควรสังเกตให้ดีว่าในทีมของเรามีช่องว่างอยู่ตรงไหน ค่อยๆร่วมมือกันเปลี่ยนความคาดหวังที่เต็มไปด้วยการตัดสินถูกผิด สิ่งที่ต่างควรรู้อยู่แล้วหรือไม่ควรรู้เลย ให้กลับกลายเป็นความพร้อมที่จะตัดสินใจ ความหวังที่จะเข้าใจและเดินหน้าแก้ปัญหาไปด้วยกัน
เมื่อช่องว่างเหล่านี้ค่อยๆถูกเติมเต็ม ทีมก็จะทำงานร่วมกันในจังหวะที่พอดี ไว้วางใจและส่งเสริมกันไปสู่เป้าหมายที่ตกลงร่วมกันไว้ได้อย่างแน่นอน
ตวงทอง วนสวัสดิ์
Team Engagement Director,
BAANSOOK Design & Living, Co., Ltd.
